Em 2006, vivendo um momento de crescimento do negócio, a Pepsico buscava uma ferramenta que permitisse às pessoas uma maior autonomia, base do conjunto de valores da empresa, e proporcionasse maior agilidade e flexibilidade aos seus processos, eliminando atividades que não agregam valor.

A base da comunicação interna da empresa - o portal corporativo, na época baseado na solução Oracle Portals -, apresentava algumas restrições técnicas quanto aos processos de autenticação, integração de aplicações e gerenciamento de conteúdo por parte dos usuários. Enfrentava também dificuldade para contratar bons profissionais no mercado para cuidar da administração e manutenção do portal.

Os reflexos eram sentidos tanto pelo pessoal de Tecnologia da Informação quanto pelos usuários finais. Como o portal não estava integrado à lista de usuários da rede Microsoft, por exemplo, para acessar a intranet o funcionário precisava fazer outra autenticação de usuário e senha, perdendo tempo e produtividade.

Para mudar esse cenário, segundo Rubiana Dalla Rosa, gerente de Soluções de Arquitetura, em julho de 2006 a empresa saiu em busca de uma plataforma robusta e que ao mesmo tempo fosse fácil de implementar. A Pepsico solicitou uma prova de conceito à Microsoft, empresa com a qual já possuía um contrato Enterprise Agreement (EA).

Nessa etapa, entrou no processo a parceira DoMore!, empresa de consultoria, treinamento e desenvolvimento em TI, que realizou cerca de 60 horas de demonstrações. "Vimos que vários de nossos objetivos poderiam ser alcançados: uma arquitetura integrada para permitir autenticação de usuários e aplicações e facilidade na publicação de conteúdo e no gerenciamento do portal", conta a gerente.

A SOLUÇÃO

Foram aproximadamente dois meses e meio de trabalho conjunto entre a Pepsico e a DoMore!, de outubro a dezembro de 2006. Nesse período, as duas empresas desenharam a solução, instalaram os ambientes de produção e homologação, alteraram 41 aplicações para single sign on com o portal e definiram uma nova home, mais amigável e bonita, com sistema de busca, inexistente na versão anterior.

Todo o conteúdo foi migrado do portal anterior para o novo. De acordo com Jean Takushi, gerente do projeto pela DoMore!, até mesmo as aplicações do legado, em Lotus Notes, estão migrando para o SharePoint via single sign on. Além disso, a Pepsico está criando um novo padrão para desenvolvimento de aplicações em SharePoint, que servirão como modelos em SharePoint para outros aplicativos.

Baseado na plataforma Microsoft .NET, o Office SharePoint Portal Server 2007 apresenta recursos de workflow que conferem maior velocidade e segurança à infra-estrutura, como os building blocks, módulos previamente criados na solução. Além disso, reduzem tempo e custo de desenvolvimento.

O administrador de portal foi treinado na nova plataforma em uma espécie de hands on, à medida que a implementação foi sendo feita. Já os usuários-chave passaram por sessões de apenas três horas para aprender a publicar conteúdo. Atualmente, 1.400 funcionários acessam o portal em 80 localidades.

O novo portal da Pepsico entrou no ar em 9 de janeiro de 2007 e uma pesquisa realizada internamente já demonstrou a satisfação dos usuários, principalmente quanto ao login automático. Do ponto de vista de implementação, o gerente de Projetos da Pepsico, Douglas Ferreira, considera que o projeto foi um sucesso. "O contato com a DoMore! e todo o apoio da Microsoft foi muito importante para que o projeto tivesse êxito e os prazos determinados fossem cumpridos. Fizemos um planejamento detalhado e estávamos muito confortáveis durante a migração", diz.

A próxima fase, segundo a gerente de Soluções de Arquitetura, é formar um Comitê de Portal, envolvendo funcionários das diversas áreas da empresa, para estabelecer as políticas e regras a serem seguidas na utilização do Portal, assim como fortalecer o grupo de profissionais que vão publicar conteúdo. "Também queremos começar a discutir sobre a criação de portais individuais", diz.

OS BENEFÍCIOS

Segundo Simão Ikeda, diretor comercial da DoMore!, a implementação de uma solução de portais com infra-estrutura de colaboração da Pepsico viabilizou o planejamento de todo um ciclo de evolução de Tecnologia da Informação. "Diferentemente da grande maioria das empresas que ainda estão pensando no desenvolvimento dessa infra-estrutura, a Pepsico já está um passo além, na otimização desse ambiente para dar um salto de produtividade nos negócios", afirma Ikeda.

Hoje, os funcionários entram no portal e com apenas uma autenticação têm acesso à maioria das aplicações da empresa, além dos conteúdos de uma intranet. A área de negócios, por sua vez, pode solicitar suas próprias aplicações, que a partir de agora serão desenhadas de maneira mais rápida, com menores custos de desenvolvimento.

A maior produtividade, obtida por meio da integração entre os aplicativos, pode ser vista em atividades rotineiras, como na hora de marcar uma reunião, em que é possível agendar um compromisso com um anexo vinculado a uma área de trabalho do SharePoint. Outra vantagem é a grande facilidade de publicar conteúdo. Segundo Rosana Zago, administradora Web da Pepsico, os usuários estão utilizando o novo portal com muita facilidade. "Os usuários que publicam no portal notícias da Pepsico no mundo - que já estavam pesquisando uma ferramenta alternativa de publicação no sistema anterior - agora estão extremamente satisfeitos. Conseguimos publiar cerca de 90 notas no segundo dia após a migração, tamanha a simplicidade de uso da solução," afirma ela.

Os chamados no help desk referentes a problemas de autenticação de usuários e integração de aplicações, que era de cerca de 90 ao mês, praticamente deixaram de existir. "Conseguimos disponibilizar uma plataforma amigável, que permite que as pessoas publiquem e gerenciem o conteúdo de suas páginas sem a intervenção de TI", afirma Rubiana. Com mais tempo para focar em suas atividades, os profissionais de TI agradecem.

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