Uma das maiores empresas do setor de aviação civil no Brasil, a GOL Linhas Aéreas Inteligentes reúne em seus quadro cerca de 16,5 mil colaboradores. O antigo portal usado como ferramenta de comunicação entre a empresa e seus funcionários tinha grande aceitação, porém não apresentava mais o desempenho esperado nem a estrutura suficiente para o volume de sites e documentos que havia acumulado.

Como resultado, observou-se o aumento dos níveis de indisponibilidade. Além disso, as soluções de colaboração eram limitadas e manuais e a atualização de conteúdo dependia, na maior parte dos casos, do suporte da área de Tecnologia da Informação (TI).

Além disso, a GOL desejava ter uma intranet que viabilizasse a maior integração em cada departamento e entre as áreas. Para isso, era necessário que um novo portal fosse projetado para manter todos os conteúdos e serviços da versão anterior de forma mais organizada e também somar novas funcionalidades.

A SOLUÇÃO

Conhecendo o potencial do Microsoft Office SharePoint Server 2007 nos projetos envolvendo o portal corporativo da Varig - empresa adquirida pela GOL em março de 2007 - e a reformulação em andamento do site voegol, a GOL optou pela tecnologia da Microsoft para desenvolver a nova intranet. "As experiências anteriores mostraram os vários recursos prontos do SharePoint Server 2007 e nos deram a certeza de que a reformulação do portal poderia ser cumprida no prazo definido", destaca Giselma Becaro Silva, coordenadora PMO (Project Management Office) de TI da GOL.

Em janeiro de 2008, a DoMore! Soluções em Produtividade, empresa parceira da Microsoft, iniciou o projeto, levantando as necessidades das áreas do portal. Posteriormente realizou o trabalho de divisão do conteúdo, definição das funcionalidades e da navegação e a padronização de layouts. De acordo com Haline Benegas, coordenadora de portais da DoMore!, a implementação respeitou um modelo de governança bem-estruturada que, inclusive, permitiu à GOL migrar de forma bastante eficaz as informações do portal antigo e também do portal da Varig. Além disso, o sistema usou o recurso multidioma do SharePoint Server para apresentar o conteúdo também em espanhol, usado nas bases da companhia em outros países.

Entre as várias áreas do portal, existe a de notícias e comunicados internos, com assuntos de interesse de todos e publicação centralizada no departamento de comunicação interna. Todas as publicações passam por fluxo de aprovação antes de serem divulgadas no portal e contam com agendamento de publicação automática, vencimento e direcionamento por público-alvo.

Outra seção possibilita a interação entre os colaboradores, com painel de notícias, classificados e fotos produzidas por funcionários. O conteúdo é previamente aprovado e a área ainda conta com um quiz premiado e outros canais de comunicação.

Os departamentos também ganharam sites para publicação de documentos e para troca de informações. No total, o portal concentra 66 sites entre áreas e subáreas. Também foram criados sites com acesso exclusivo a grupos predeterminados. A intenção é promover a centralização das informações e minimizar a comunicação por e-mail.

OS BENEFÍCIOS

Autonomia para atualização

O novo portal oferece mais autonomia para criar, gerir e direcionar conteúdo. Os colaboradores podem desenvolver conteúdo facilmente, seja por meio de documentos Word, páginas web, com formatação, imagens, tabelas e links, sem a necessidade de conhecimento técnico. "Além de reduzir a freqüência com que as diversas áreas acionam a equipe de TI, essa autonomia faz com que o portal fique sempre atualizado", comenta Giselma.

Acesso fácil às informações

O repositório central de documentos evita duplicações na rede e diminui o fluxo de anexos em e-mails. Além da organização e da facilidade de acesso, os documentos podem ser pesquisados de qualquer lugar do portal por meio do mecanismo de busca do SharePoint Server 2007. Novos filtros de pesquisa já estão sendo avaliados, em especial um para arquivos de imagens.

Além disso, a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), conhecida internamente por Centro de Documentação (CEDOC), já havia sido concebida com SharePoint Server passou a integrar o mesmo grupo de servidores que suporta o novo portal. Dessa forma, o CEDOC teve seus níveis de disponibilidade e redundância ampliados, garantindo maior confiabilidade ao armazenamento e compartilhamento de documentos da empresa.

Facilidade de uso

O portal está integrado a aplicativos familiares aos colaboradores da GOL, como Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook. A interface é simples e intuitiva, facilitando a navegação. "Essas características e as novas funcionalidades, como recursos de pesquisa, wikis e colaboração, permitiram que o portal corporativo atingisse um nível de maturidade compatível ao crescimento da companhia. Além disso, os funcionários se sentem mais integrados à GOL", explica Thaís Coutinho, analista de comunicação da GOL.