A Duke Energy Brasil desejava reestruturar seu portal interno para obter uma ferramenta interativa e de fácil gerenciamento, que focasse a colaboração dos funcionários e dinamizasse o processo de comunicação interna. A parceira Microsoft DoMore! Soluções em Produtividade concluiu a implementação em maio de 2008 e migrou o legado da empresa para a nova intranet baseada no Microsoft Office SharePoint Server 2007.

O portal da Duke Energy englobou, entre outras funcionalidades, uma rede social interna, em que o funcionário pode colocar sua foto, preencher um perfil pessoal e outros dados pessoais. O sistema viabilizou ainda um espaço de compartilhamento de documentos e abrigou diversas seções colaborativas, facilitando o processo de comunicação em todas as áreas.

A SITUAÇÃO

No Brasil desde 1999, a Duke Energy é uma companhia norteamericana responsável por 2,3% da geração de energia no país. Com aproximadamente 320 funcionários e 150 prestadores de serviços distribuídos pela capital paulista e em oito usinas hidrelétricas ao longo do rio Paranapanema (entre os estados de São Paulo e Paraná), a empresa investe na comunicação interna.

Desde 2001, a Duke Energy conta com uma ferramenta de gestão estratégica que prioriza a transparência e a circulação de informações. O público interno tem acesso a diversos veículos de comunicação, como um jornal-mural instalado igualmente em todas as unidades, uma revista institucional dirigida também aos familiares, uma newsletter eletrônica diária e a intranet, agora repaginada.

Para Barbara Taborda dos Reis, analista de Relações Institucionais da Duke Energy, a reestruturação do portal fortaleceu a idéia de união na empresa. "Hoje, as informações das áreas são atualizadas de forma compartilhada e organizadas por temas institucionais, não mais por departamento", diz.

A SOLUÇÃO

Após demonstrações de vários fornecedores, a parceira DoMore! foi escolhida, juntamente com o Microsoft Office SharePoint Server 2007. "Chegamos a avaliar outras soluções, mas essa foi a que mostrou o melhor custo-benefício para a empresa", diz Leandro Waingurt, analista de TI na Duke Energy, que encabeçou o projeto. "O servidor da Microsoft, além de ser familiar aos usuários, permitiu melhor integração com outros aplicativos, já que nossa plataforma está baseada em soluções como o sistema operacional Windows e o banco de dados Microsoft SQL Server", conclui Waingurt.

Em julho de 2007, o projeto passou a ser desenhado; fruto de uma série de entrevistas com integrantes das áreas, coleta de informações, estudos e pesquisas de mercado (benchmark). De acordo com Simão Ikeda, diretor da DoMore!, a fase de implementação da infra-estrutura durou cerca de quatro meses. Nesse período, foi instalado um servidor e definida a identidade visual do portal, além do perfil de acesso, com posterior migração do legado para a nova ferramenta baseada no SharePoint.

A solução passou a se integrar ao Active Directory para fazer o login do usuário e a validação de senha, e ainda buscar informações dos funcionários acessando o ERP da companhia.

A newsletter eletrônica da Duke Energy, que reúne diariamente as notícias da empresa e do setor de energia, também ganhou novo fôlego. O boletim foi reestruturado no SharePoint e integrado ao Outlook para permitir seu envio aos colaboradores por e-mail. Em pesquisa realizada em 2008, os funcionários elegeram o chamado Boletim Informativo como o veículo de comunicação interna mais indicado para receber informações sobre o que acontece na empresa.

OS BENEFÍCIOS

Para Waingurt, o SharePoint promoveu mais flexibilidade e permitiu que a atualização do portal não dependesse de TI. "A facilidade de o usuário alterar o conteúdo por conta própria foi fundamental para a escolha da solução", explica. Com a migração para a nova ferramenta, as solicitações caíram 10% no ano. "Antes, vinham desde solicitações de alteração de texto a inserção de documentos no portal. Agora, focamos nossos esforços para objetivos mais estratégicos", pondera Waingurt.

Um dos grandes diferenciais do portal da Duke Energy é que ele funciona como uma rede social interna. O usuário pode inserir em sua página pessoal os seus hobbies, áreas de conhecimento, foto, perfil etc. Além disso, as informações corporativas, como ramal, área e membros da equipe também constam na página. Na opinião de Barbara, a ferramenta traz ganhos ainda para a integração das pessoas. "Trabalhamos em diferentes localidades e nem sempre temos a oportunidade de conhecer os colegas pessoalmente. Essa aproximação, ainda que virtual, humaniza as relações", diz a analista.

O sistema também permite atender a uma antiga solicitação dos funcionários: os classificados. Por meio de um formulário, de simples acesso, qualquer um pode incluir dados e fotos de produtos a serem vendidos ou alugados.

"O portal é mais do que um ganho em comunicação, ele representa hoje uma nova forma de trabalhar. Além disso, o processo de comunicação não está mais centralizado em um único departamento. Todas as áreas estão envolvidas", conta a profissional.

O portal possui, ainda, uma agenda de reuniões que é atualizada por diversas áreas. O RH, por exemplo, insere treinamentos e convocações com todas as informações sobre o evento, o público etc. A ferramenta evita que áreas diferentes marquem eventos em um mesmo dia e reduz o número de comunicados enviados por e-mail. Além disso, as pessoas podem se programar melhor, porque a agenda está integrada ao Outlook e os compromissos podem ser atribuídos à agenda pessoal dos funcionários.

A duplicação de informações na rede também foi minimizada, já que com o SharePoint é possível visualizar o histórico de versões dos documentos. As pessoas de um mesmo grupo recebem alertas informando o que já foi atualizado e quem fez a alteração. A área de Planejamento de Operações, que possui cerca de 20 pessoas e troca documentos diariamente, está muito satisfeita com a inovação. Livraram-se da enxurrada de e-mails com anexos e liberaram a rede.

O portal abriga também uma área de "serviços em um clique", que centraliza todas as solicitações da empresa. Pedir cartão de visita, reembolso de despesas, veículo da frota e outros serviços está muito mais fácil para o usuário.

Essas e outras iniciativas colaboraram para que a Duke Energy fosse considerada uma das 100 Mais Inovadoras no uso de TI em 2008, prêmio conquistado pelo quarto ano consecutivo.

De acordo com pesquisa realizada anualmente pela Duke Energy com uma consultoria especializada, após a implementação da nova ferramenta, o grau de satisfação dos funcionários em relação ao portal subiu de 77,5% para 96,25%; maior índice entre os veículos de comunicação interna. O conteúdo do portal também recebeu uma ponderação positiva: 95% do público entrevistado considerou adequado. 

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